واژهنامه پیکا · اتوماسیون اداری و مکاتبات
دبیرخانه چیست؟
دبیرخانه واحدی است که ورود و خروج رسمی مکاتبات سازمان را کنترل میکند. وظیفه آن ثبت نامه وارده، شمارهگذاری نامه صادره، ارجاع به واحد مقصد، پیگیری پاسخ و بایگانی سابقه است. در نسخه الکترونیکی، همین وظایف با شماره یکتا، مهر زمانی و سابقه تغییرات قابل ممیزی انجام میشود.
نام دیگر این اصطلاح
Secretariat
تفاوتی که معمولاً اشتباه گرفته میشود
دبیرخانه بایگانی نیست؛ بایگانی محل نگهداری سند است و دبیرخانه نقطه کنترل ورود و خروج آن.
کجا با آن روبهرو میشوید
صحت شمارهگذاری و یکتایی آن معیار اصلی سلامت دبیرخانه در ممیزیهای داخلی و بیرونی است.
راهنمای کامل این موضوع
این صفحه فقط تعریف است. توضیح کامل، معیارها و مثالها در صفحه زیر آمدهاند.